Dla świadczeniodawcy

Po wystąpieniu Zjednoczonego Królestwa z Unii Europejskiej w dniu 31 stycznia 2020 r., Rząd Zjednoczonego Królestwa zamierza zmodyfikować wzór obecnie wydawanych kart EKUZ UK.

Powyższe oznacza, że karty wydane po 01.02.2020 r. będą wydane według poniższego wzoru.

Zmiany obejmują usunięcie znaku UE (gwiazdki unijne) z karty EKUZ, a także nadrukowanie na odwrocie karty wskazówek na temat korzystania z EKUZ po wyjściu Zjednoczonego Królestwa z Unii Europejskiej.

Informujemy również, że EKUZ wydane przed wystąpieniem Zjednoczonego Królestwa z UE nadal pozostaną w użyciu.

Nie przewiduje się żadnych zmian w Certyfikacie Tymczasowo Zastępującym EKUZ.

Wielka Brytania opuściła Unię Europejską 31 stycznia 2020 r. na podstawie umowy wyjścia. Rozpoczął się wówczas okres przejściowy, który potrwa do końca roku. W tym czasie, tj. do 31 grudnia 2020 roku, obowiązywać będą te same przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, czyli rozporządzenia: nr 883/2004, nr 987/2009 i nr 859/2003.

W okresie przejściowym obywatele państw członkowskich UE na terytorium Wielkiej Brytanii, jak i obywatele Wielkiej Brytanii na terytorium Unii Europejskiej (w tym również w Polsce), zachowają uprawnienia do świadczeń zdrowotnych wynikające z unijnych przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Dotyczy to:

• turystów
• osób odwiedzających rodziny zamieszkałe w Polsce lub w UK
• pracowników i osób samozatrudnionych
• bezrobotnych
• emerytów i rencistów
• osób ubiegających się o przyznanie emerytury/renty
• uczniów i studentów
• oraz członków rodziny osób ubezpieczonych.

W okresie przejściowym mamy prawo posługiwać się tymi samymi dokumentami, co przed 1 lutego 2020 r. uprawniającymi do korzystania ze świadczeń zdrowotnych, tj.:

• EKUZ
• formularzami S1 (lub E106, E109, E120, E121)
• dokumentem uprawniającym do planowych świadczeń zdrowotnych (S2, S3)
• dokumentami uprawniającymi do świadczeń zdrowotnych w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową (DA1 lub E123).

Więcej na ten temat

Małopolski OW NFZ w Krakowie informuje, że po wejściu w życie ustawy z dnia 23 marca 2017 roku o zmianie ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. 2017 poz. 844), w ramach podstawowego systemu szpitalnego zabezpieczenia świadczeń opieki zdrowotnej (PSZ) nadal pozostaje obowiązek bieżącego przesyłania przez świadczeniodawcę (w tym również dla świadczeń sprawozdawanych w ramach umów SZP/08 w części dotyczącej ryczałtu PSZ) danych dotyczących dokumentów uprawniających do świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów o koordynacji, decyzji wójta/burmistrza gminy itp., jak i kopii tychże dokumentów.

Brak kopii ww. dokumentów lub/i błędy w raporcie statystycznym w zakresie danych dotyczących ww. dokumentów będzie skutkował pominięciem świadczenia w podstawie do naliczenia wysokości ryczałtu PSZ na następny okres rozliczeniowy.

Przypominamy, że świadczenia w ramach umowy o udzielanie świadczeń w systemie podstawowego szpitalnego zabezpieczenia świadczeń opieki zdrowotnej realizowane są w oparciu o dedykowany typ umowy SZP/08.

W związku z tym, zmianie ulega również sposób przekazywania załącznika elektronicznego będącego kopią dokumentu uprawniającego do świadczeń.

Chcąc dodać załącznik świadczeniodawca, po przesłaniu i potwierdzeniu świadczenia, loguje się do portalu świadczeniodawcy wybierając kolejno:

Umowy na realizacje świadczeń ->  Moje umowy -> przycisk D

Dla zakresów finansowanych odrębnie w ramach umów SZP/08 (poza ryczałtem PSZ) procedura przekazywania dokumentów potwierdzających uprawnienia nie uległa zmianie. Dokumenty nadal przekazywane są do rachunku według dotychczasowych zasad.

Wydział Współpracy Międzynarodowej
Małopolskiego OW NFZ w Krakowie
tel. 12 29-88-327, 12 29-88-328, 12 29-88-376.

W związku ze zgłaszanymi wątpliwościami dotyczącymi ważności Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) wystawianej przez słowackie instytucje właściwe z datą ważności 31 grudnia 9999, Małopolski Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia w Krakowie informuje, że zgodnie z pismem słowackiej instytucji łącznikowej, EKUZ może zostać wystawiona z następującymi okresami ważności:

• 31 grudnia 9999 – w przypadku kart wydawanych przez instytucję Dovera Zdravotna Poist’ovna (kod instytucji: 2400 lub 2500) - jest to praktyka stosowana już od 19 listopada 2012 r.;
• 31 grudnia 2099 – w przypadku kart wydawanych przez Union Zdravotna Poist’ovna (kod instytucji: 2700);
• oraz 10 lat.

Karty wystawione na wskazane powyżej okresy ważności stanowią podstawę do udzielenia rzeczowych świadczeń zdrowotnych zgodnie z art. 19 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 oraz art. 25 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009, a co za tym idzie będą uznawane przez MOW NFZ przy rozliczaniu świadczeń zdrowotnych udzielonych na rzecz uprawnionych ze Słowacji.

MOW NFZ przypomina o zniesieniu obowiązku dostarczenia dowodu księgowego w wersji papierowej w przypadkach, w których świadczeniodawca rozlicza się z MOW NFZ za pomocą faktury  elektronicznej (e-faktury).

Tym samym zwracamy uwagę na to, aby nie traktować wydruku rachunku elektronicznego jako pisma przewodniego do uzupełnień do faktur. Dostarczane w terminie późniejszym załączniki/uzupełnienia wystarczy opatrzyć ręcznym dopiskiem z nr faktury oraz kodem umowy, których dokumentacja dotyczy.

MOW NFZ przypomina również o możliwości dołączania załączników do faktury elektronicznej (e-faktury),  również w formie elektronicznej – max wielkość załącznika to 10 MB.

Informujemy, że po zaimportowaniu e-faktury przez system Oddziału NFZ, świadczeniodawca ma możliwość dołączenia do dowodu księgowego skanu dokumentu uprawniającego do świadczeń tj. EKUZ, Certyfikatu zastępującego EKUZ, formularza E112, dokumentu S2 jako załącznika elektronicznego (w formacie pdf,  jpg lub png).

Powyższe zapewnia otrzymanie w tym samym czasie kompletu dokumentacji rozliczeniowej tj. zarówno dowodu księgowego, raportu statystycznego jak i kopii dokumentów uprawniających do świadczeń.

Ponadto informujemy, że załącznik może mieć kilka stron, ale w jednym pliku, gdyż przesłanie kolejnego załącznika usuwa poprzedni.

Przypominamy, że rozliczenie świadczeń zdrowotnych udzielonych na rzecz uprawnionych z krajów UE/EFTA odbywa się na podstawie n/w dokumentacji:

• dowodu księgowego tj. faktury lub e-faktury (faktury elektronicznej);
• raportu statystycznego w systemie informatycznym;
• kopii dokumentu uprawniającego do świadczeń - zgodnie z § 23 pkt. 5 Ogólnych warunków umów o Udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej, do każdego rachunku/faktury za uprawnionego do świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów o koordynacji, należy obowiązkowo dołączyć kserokopię dokumentu uprawniającego, bez względu na to czy jest to EKUZ, Certyfikat Zastępujący EKUZ, dokument S2 czy Formularz E112. Wyjątek stanowi pozytywne zweryfikowanie uprawnionego przez system e-WUŚ, który posługuje się poświadczeniem do formularza typu E-100 bądź dokumentu S1. W takim przypadku Świadczeniodawca nie ma obowiązku dołączania kopii dokumentu uprawniającego do świadczeń, gdyż znajduje się on w zasobach MOW NFZ w Krakowie (art. 53 ust. 1a ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

W przypadku e-faktury, świadczeniodawca ma możliwość dołączenia kopii dokumentów uprawniających do świadczeń w postaci załączników elektronicznych.

Poniżej prezentujemy Instrukcję dotyczącą poprawnego wprowadzania danych do raportów statystycznych

1. Typ dokumentu uprawniającego:

• Karta EKUZ - Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ, EHIC);
• Certyfikat - Certyfikat Tymczasowo Zastępujący Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego;
• Poświadczenie – dotyczy dokumentów E106, E109, E121, E120, E123/DA1 oraz S1;
• Druk E – rodzaj formularza E112 lub S2.

1. Dane z dokumentu

Przypominamy, że dane sprawozdawane muszą się zgadzać z danymi zawartymi w dokumencie okazanym przez pacjenta. Format przekazywania danych w raporcie statystycznym i wymagany zakres wynika z Zarządzenia Nr 16/2015/DI Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia z dnia 31 marca 2015 r. zmieniające zarządzenie w sprawie określenia szczegółowych komunikatów sprawozdawczych XML dotyczących świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych.

• Kraj – kraj UE/EFTA, który wydał dokument uprawniający (nie może to być Polska).
• Karta EKUZ – symbol ISO kraju podany jest w prawym górnym rogu karty, otoczony gwiazdkami,
• Poświadczenie – nazwa kraju wpisana jest w treści poświadczenia w polu „Nazwa instytucji zagranicznej, na koszt której będą udzielane świadczenia opieki zdrowotnej”,
• Certyfikat - symbol ISO kraju zaznaczony jest w prawym górnym rogu dokumentu, najczęściej w punkcie 2,
• Druk E-100 – symbol lub nazwa kraju podana jest przy danych instytucji właściwej (najczęściej na końcu dokumentu, w zależności od wzoru). W dokumencie S2 symbol kraju znajduje się w poz. 3.5, w formularzu E112 w poz. 5 lub w prawym górnym rogu dokumentu,
• Numer dokumentu uprawniającego
• Karta EKUZ – numer EKUZ znajduje się w jej lewym dolnym rogu w poz. 8 (zawiera z reguły 20 znaków, ale są kraje nadające numery o długości 10 lub 21 znaków. Najczęściej numer jest ciągiem znaków, choć np. Wielka Brytania przedziela go spacjami. Prosimy o podanie nr EKUZ bez spacji, kropek czy innych znaków interpunkcyjnych),
• Poświadczenie – numer poświadczenia znajduje się w jego górnej części i z reguły ma format xx/yyy/zz/wwwww, gdzie: xx oznacza numer oddziału NFZ, który wydał poświadczenie (dla Małopolski będzie to 06), yyy to rodzaj formularza (106, 109, 120, 121, 123/DA1), na podstawie którego wydano poświadczenie, zz oznacza rok, w którym dokonano rejestracji dokumentu, a wwwww jest numerem kolejnym w systemie OW NFZ. Przy starszych formularzach (rejestrowanych w 2004) numer nie jest przedzielony znakiem „/”.
• Certyfikat – może, ale nie musi posiadać swojego numeru. Numer Certyfikatu to inaczej numer karty EKUZ, na podstawie której Certyfikat został wydany - można go odczytać z pkt. 8 Certyfikatu. Jeżeli posiadany przez Państwa dokument ma w pkt 8 podany numer, wówczas należy go bezwzględnie wpisać w raporcie statystycznym. Jeżeli nie posiada numeru, nie należy nic wpisywać.
• Druk E-100 – nie posiada numeru dokumentu i nie jest wymagane jego sprawozdawanie.
• Rodzaj formularza

E106, E109, E120, E121, E123/DA1, E112/S2

• Data wystawienia dokumentu
  • Karta EKUZ – nie posiada daty wystawienia i nie jest wymagane jej sprawozdawanie,
  • Poświadczenie – data znajduje się w lewym dolnym rogu dokumentu,
  • Certyfikat – data znajduje się w dolnej części dokumentu, przy lub nad danymi osoby/instytucji wystawiającej dokument.
  • Druk E-100 – data znajduje się w części końcowej dokumentu, przy lub nad danymi osoby/instytucji wystawiającej dokument. W dokumencie S2 data wystawienia znajduje się w poz. 3.10, z kolei w formularzu E112 będzie to poz. 5.5.
• Data początku ważności – „ważny od”
• Karta EKUZ - nie posiada daty początku ważności i nie jest wymagane jej sprawozdawanie,
• Poświadczenie – data znajduje się w dolnej części dokumentu, w pozycji „Okres przysługiwania świadczeń opieki zdrowotnej na terytorium RP”,
• Certyfikat - data znajduje się w dolnej części  dokumentu, przy lub nad danymi osoby/instytucji wystawiającej dokument,
• Druk E-100 – data znajduje się w dolnej części dokumentu, przy lub nad danymi osoby/instytucji wystawiającej dokument (w zależności od wzoru). W dokumencie S2 data początku ważności znajduje się w poz. 2.3.1, z kolei w formularzu E112 jest to poz. 3.
• Data końca ważności – „ważny do”
  • Karta EKUZ – data ważności znajduje się w prawym dolnym rogu karty w poz. 9,
  • Poświadczenie - data znajduje się w dolnej części  dokumentu, w pozycji „Okres przysługiwania świadczeń opieki zdrowotnej na terytorium RP”. Data końca ważności może być podana lub nie (przy starszych formularzach może być puste pole lub wpis „ważne do czasu skrócenia okresu ważności”). Datę końca ważności należy sprawozdać tylko w przypadku gdy faktycznie widnieje ona na dokumencie,
  • Certyfikat - data znajduje się w dolnej części dokumentu, przy lub nad danymi osoby/instytucji wystawiającej dokument,
  • Druk E-100 - data znajduje się w dolnej części dokumentu, przy lub nad danymi osoby/instytucji wystawiającej dokument (w zależności od wzoru). W dokumencie S2 data końca ważności dokumentu znajduje się w poz. 2.3.2, z kolei w formularzu E112 jest to poz. 3.
• Instytucja właściwa
  • Karta EKUZ – kod instytucji właściwej znajduje się w poz. 7 dokumentu,
  • Poświadczenie – nazwa instytucji znajduje się w poz. „Nazwa instytucji zagranicznej, na koszt której będą udzielane świadczenia opieki zdrowotnej”,
  • Certyfikat – kod instytucji właściwej znajduje się w poz. 7 dokumentu, zaś nazwa instytucji w prawym dolnym rogu dokumentu (przy podpisie osoby wystawiającej),
  • Druk E-100 - numer lub nazwa instytucji znajdują się na dole dokumentu, przy podpisie osoby wystawiającej. W dokumencie S2 kod instytucji znajduje się w poz. 3.6, z kolei w formularzu E112 będzie to poz. 5.2.
• Osoba uprawniona
  • Nazwisko – spisane bezpośrednio z dokumentu uprawniającego do świadczeń, przy czym nie ma znaczenia z jakiej litery tj. dużej czy małej zostanie wprowadzone nazwisko, ani czy zostanie wprowadzone z polskimi znakami czy też bez. Znaki narodowe innych państw będą traktowane tak jak odpowiadające im znaki alfabetu łacińskiego. Oznacza to, iż nie ma znaczenia czy nazwisko zostanie wprowadzone np. jako Müller, czy Muller, Żółtko czy Zoltko – oba zostaną potraktowane tak samo jako prawidłowe.
    W przypadku nazwiska wieloczłonowego należy wprowadzić nazwisko dokładnie tak jak jest podane na dokumencie uprawniającym tj. jeżeli mamy nazwisko dwuczłonowe połączone łącznikiem np. Kowalska-Maj, tak też należy wprowadzić dane w polu nazwisko, czyli łącznie, w jednej rubryce, bez używania spacji. Jeżeli mamy do czynienia z nazwiskiem wieloczłonowym np. „CASIELLES REY DE VINAS”, należy także podać całość nazwiska w jednej rubryce, lecz bez używania łącznika, tylko z użyciem spacji – tak jak jest na dokumencie, czyli „CASIELLES REY DE VINAS”.
    Innymi słowy, należy wprowadzać dokładnie takie dane jakie widnieją w dokumencie (dot. głównie EKUZ, Certyfikatów i druków E-100). Ponadto w sytuacji, gdy na dokumencie widnieje nazwisko, które nie jest zgodne z aktualnym stanem faktycznym (np. karta wydana na nazwisko panieńskie, podczas gdy pacjentka zmieniła nazwisko) w celu umożliwienia identyfikacji ubezpieczonego przez jego rodzimą instytucję ubezpieczeniową, należy spisać nazwisko widniejące na karcie. Nie należy wpisywać dwóch nazwisk, jeżeli na karcie widnieje jedno. Zarówno w EKUZ jak i w Certyfikacie nazwisko uprawnionego można odczytać z poz. 3, w dokumencie S2 nazwisko znajduje się w poz. 1.2, natomiast w formularzu E112 w poz. 1.1.
  • Imię – zasady wpisywania polskich i obcych znaków mają zastosowanie podobnie jak w przypadku nazwiska (j.w.). Zwracamy uwagę, iż zgodnie z wymaganym przez Fundusz formatem wymiany danych należy przekazywać osobno pierwsze i drugie imię pacjenta. Proszę zwrócić uwagę, żeby nie wpisywać dwóch imion, oddzielonych spacją, w jedną rubrykę, gdyż program traktuje ciąg znaków jako jedno imię, co spowoduje oznaczenie błędu. Jeżeli na dokumencie występują dwa imiona oddzielone spacją (np. Anna Maria, Chi Mung, Jean Claude) należy sprawozdawać każde imię w oddzielnej rubryce. Jeżeli imię jest połączone łącznikiem (np. Anna-Maria) należy je potraktować jako jedno imię i wpisać całość w jednej rubryce. W przypadku dokumentów wydanych przez holenderskie instytucje często zamiast pełnego imienia podana jest tylko jego pierwsza litera z kropką np. G.. Jeżeli pełne imię jest Państwu znane można je podać. W przeciwnym wypadku należy sprawozdać imię zgodnie z dokumentem, lecz bez dodatkowych znaków interpunkcyjnych (tj. G). Zarówno w EKUZ jak i w Certyfikacie imię uprawnionego można odczytać z poz. 4, w dokumencie S2 imię podane jest w poz.1.3, natomiast w formularzu E112 w poz. 1.2.
  • Osobisty numer identyfikacyjny – numer identyfikacyjny uprawnionego widnieje na dokumencie. W przypadku osób uprawnionych z krajów UE/EFTA nigdy nie należy przekazywać numeru PESEL w miejsce nr identyfikacyjnego osoby uprawnionej. W sytuacji, gdy na dokumencie nie zamieszczono numeru identyfikacyjnego (puste pole) należy wpisać słowo „BRAK”. Zarówno w EKUZ jak i w Certyfikacie nr identyfikacyjny uprawnionego odczytamy z poz. 6, w dokumencie S2 w poz.1.1, w formularzu E112 w poz. 1.6, a w poświadczeniu w polu „Numer identyfikacyjny zamieszczony na zaświadczeniu”,
  • Data urodzenia – zarówno w EKUZ jak i w Certyfikacie datę urodzenia uprawnionego odczytamy z poz. 5, w dokumencie S2 w poz.1.5, a w formularzu E112 w poz. 1.2.

Do najczęstszych błędów podczas wprowadzania danych z dokumentów uprawniających do świadczeń należą:

1. nieprawidłowo przepisane dane nazwiska i imienia uprawnionego np. w przypadku imienia „Anna-Maria” w sprawozdawczości informatycznej wprowadza się w oddzielnych polach „Anna” – jako pierwsze imię, „Maria”- jako drugie imię, podczas gdy zgodnie z zasadami wprowadzania danych z dokumentów uprawniających do świadczeń powinno być łącznie „Anna-Maria” w jednym polu. W przypadku nazwiska błędy pojawiają się głównie przy nazwiskach wieloczłonowych. W takich sytuacjach należy pamiętać, aby wprowadzać dane identycznie tak jak widnieją na dokumencie – jeżeli EKUZ została wydana na nazwisko „Mgr Kowalski” tak też należy wprowadzić dane wpisując w polu nazwisko „Mgr Kowalski”;
2. zamiana nazwiska i imienia – ponieważ dochodzi do przypadków, w których EKUZ wydana jest na nazwisko „Jan” oraz imię „Nowak” mimo, że doszło do zamiany danych w polach nazwisko i imię to w sprawozdawczości informatycznej dane dokumentu uprawniającego do świadczeń muszą się bezwzględnie zgadzać z tymi jakie widnieją na karcie – zatem w polu imię należy również wprowadzić ”Nowak”, natomiast w polu nazwisko „Jan”;
3.  traktowanie nr dokumentu jako nr identyfikacyjnego uprawnionego i odwrotnie – przypominamy, że w przypadku numeru dokumentu uprawniającego takiego jak:

• Karta EKUZ – numer EKUZ znajduje się w jej lewym dolnym rogu w poz. 8 (zawiera z reguły 20 znaków, ale są kraje nadające numery o długości 10 lub 21 znaków. Najczęściej numer jest ciągiem znaków, choć np. Wielka Brytania przedziela go spacjami. Prosimy o podanie nr EKUZ bez spacji, kropek czy innych znaków interpunkcyjnych),
• Poświadczenie – numer poświadczenia znajduje się w jego górnej części i z reguły ma format xx/yyy/zz/wwwww, gdzie: xx oznacza numer oddziału NFZ, który wydał poświadczenie (dla Małopolski będzie to 06), yyy to rodzaj formularza (106, 109, 120, 121, 123/DA1), na podstawie którego wydano poświadczenie, zz oznacza rok, w którym dokonano rejestracji dokumentu, a wwwww jest numerem kolejnym w systemie OW NFZ. Przy starszych formularzach (rejestrowanych w 2004) numer nie jest przedzielony znakiem „/”.
• Certyfikat – może, ale nie musi posiadać swojego numeru. Numer Certyfikatu to inaczej numer karty EKUZ, na podstawie której Certyfikat został wydany - można go odczytać z pkt. 8 Certyfikatu. Jeżeli posiadany przez Państwa dokument ma w pkt 8 podany numer, wówczas należy go bezwzględnie wpisać w raporcie statystycznym. Jeżeli nie posiada numeru, nie należy nic wpisywać.
• Druk E-100 – nie posiada numeru dokumentu i nie jest wymagane jego sprawozdawanie.

W przypadku nr identyfikacyjnego zarówno na EKUZ jak i na Certyfikacie nr ten odczytamy z poz. 6, w dokumencie S2 z poz.1.1, w formularzu E112 z poz. 1.6, a w poświadczeniu z pola „Numer identyfikacyjny zamieszczony na zaświadczeniu”;

Ponadto przypominamy, że:

• poprawa takich danych jak: nazwisko, imię, data urodzenia czy nr identyfikacyjny uprawnionego jest możliwa przez edycję danych i podniesienie wersji świadczenia;
• poprawa takich danych jak: typ, numer, okres ważności dokumentu uprawniającego, data jego wystawienia oraz kraj wymaga korekty raportu statystycznego i dokumentacji finansowej. Dopiero ponowne wystawienie faktury z prawidłowo wprowadzonymi danymi w sprawozdawczości informatycznej umożliwia rozliczenie świadczeń.

Zwracamy również uwagę na obowiązek każdorazowego dołączania kopii dokumentu uprawniającego do świadczeń do faktury / e-faktury, nawet w przypadku rozliczenia kolejnych świadczeń zdrowotnych udzielonych na rzecz tego samego uprawnionego.